کارمند یابی / انتخاب/ اجتماعی شدن
تعریف کارمند یابی :
فرآیندی است که به وسیله آن کسانی که بنطر میرسد توانایی بالقوه ای برای عضویت درسازمان و انجام دادن وظایف محوله را دارند شناسایی میگردند و موجبات جذب آنها به سوی سازمان فراهم میشود ( فرآیند کلی آن بصورت زیر است ) :
- در مرحله برنامه ریزی نیاز سازمان تعیین میگردد
- در مرحله کارمند یابی ، شناسایی افراد واجد شرایط صورت میگیرد
- در مرحله انتخاب بهترین و شایسته ترین افراد انتخاب میگردد
عوامل موثر درمیزان کارمند یابی :
منظور از میزان کارمند یابی یعنی اینکه سازمان در طول عمر ( بقاي ) خود تا چه مقداري کارمند یابی را انجام میدهد تا بتواند نیروهای مورد نیاز خود را جذب کند که این عوامل بستگی دارند به :
1- اندازه ( بزرگی و کوچکی سازمان ) :
فرآیند کارمند یابی در سازمانهای بزرگتر بیشتر از سازمانهای کوچکتر است
2- مکان ( جغرافیایی ) سازمان :
قرار گرفتن سازمان در محلی که شرایط بازار کار مناسبی داشته باشد بیشتر و راحت تراست
3- محیط و شرایط کار و میزان حقوق :
محیط و شرایط کار خوب با حقوق مناسب باعث میشود نیروهای موجود ، کمتر سازمان را ترک نمایند لذا نیاز کمتری به کارمند یابی خواهد بود
4- رشد یا رکود سازمان :
سازمان در حال رشد به نیروی انسانی بیشتری نسبت به سازمان در حال رکود دارد
عوامل موثر در کارمند یابی :
1- عوامل محیطی ( برون سازمانی )
- عوامل اقتصادی : حالتهاي رونق اقتصادی ، رکود اقتصادی ، نوسات عرضه و تقاضای کار ؛ میزان نیاز سازمان به کارمند یابی را کاهش یا افزایش میدهد
- عوامل اجتماعی : موقعیت و جایگاه اجتماعی سازمان ها مانند خوشنامی و اعتبار آنها در شناسایی و جذب بهترین و شایسته ترین افراد برای استخدام موثر است
- عوامل تکنولوژیک : تغییر تکنولوژی باعث میگردد سازمان به دانش ، تخصص و نیروهای انسای ماهرتری نیاز داشته باشد
قوانین و مقررات : این گونه قوانین به منظور جلوگیری از تبعیض ( جنسیت ،نژاد، اعتقادات و... ) در مورد استخدام و اشتغال وضع شده و کار فرمایان در فرآیند کارمند یابی مکلف به رعایت آن هستند
عوامل درون سازمانی :
شهرت : سازمان هایی که دارای وجهه و حیثیت بالای اجتماعی باشند مشکلی در جذب نیروی مورد نیازش ندارد و برعکس
جذابیت شغل : جذابیت شغل و عدم جذابیت مانند ( پر خطر بودن ، پر درد سر بودن ) باعث افزایش یا کاهش ( استخدام ) و داوطلبان شغل خواهند بود
سیاستها و خط مشی های سازمان : بستگی به سیاستهای سازمان مانند « تامین و ارتفا نیروی مورد نیاز از داخل سازمان » « استفاده از تخصص جامعه » در میزان کارمند یابی متغییر خواهد بود
هزینه کارمند یابی : هزینه گزاف کارمند یابی در مقایسه با بودجه محدود سازمانها معمولا" باعث میگردد جستتو در ابعاد وسیع تر برای شناسایی و انتخاب بهترین نیروها صورت نگیرد
تفاوت کارمند یابی و انتخاب آن:
انتخاب : فرآیندی است که طی مراحل مختلف آن متقاضیان شغل مورد ارزیا بی قرار می گیرند تا از میان آنها بهترین و شایسته ترین فرد برای احراز شغل شناسایی و انتخاب شوند
هدف
کارمند یابی : فرآیندی است که به وسیله آن کسانی که بنطر میرسد توانایی بالقوه ای برای عضویت درسازمان و انجام دادن وظایف محوله را دارند شناسایی میگردند و موجبات جذب آنها به سوی سازمان فراهم میشود
مراحل کارمند یابی :
تعیین تعداد و نوع نیروی مورد نیاز سازمان ( با توجه به اهداف آتی سازمان ، تعداد نیرو نیز مشخص میشود
نوشتن شرح شغل
تعیین شرایط احراز
شناسایی مراکز و منابع کارمند یابی ( درون سازمانی ، برون سازمانی)
انتخاب روش کارمند یابی :
1. بستگي به نوع شغل دارد
2. بستگي به شرایط بازار کاردارد
3. بستگي به قوانین و مقررات دولتي دارد
بررسی فرمهای درخواست کار تکمیل شده
برگزاری مصاحبه مقدماتی به دو دلیل ( اطلاعات دقیق تری راجع به شغل و شرایط استخدام به متقاضی میدهند
تهیه فهرستی از افراد واجد شرایط ( شناسایی افرادی که بیشتری صلاحیت را برای احراز شغل دارند تا از بین آنها بهترین نفر انتخاب گردند)
منابع کارمند یابی :
1) منابع داخل سازمان ( ارتقاء از داخل )
مزایا : - در تقویت روحیه اعضا ی سازمان موثر است
باعث تشویق کارکنان خواهان پیشرفت می شود
به انتخاب صحیح ، شایسته وکارمندان آشنا به روشهای سازمان کمک میکند
به حداقل رساندن هزینه کارمند یابی
معایب : - ایده ، فکر ( خون جدید ) وارد سازمان نمی شود
- نیروهای شایسته و قویتری هم در بیرون از سازمان وجود دارند
2- منابع خارج از سازمان :
- آگهي از طريق روزنامه ها / راديو / تلويزيون/ رسانه ها ي جمعي ( مخصوص سازمانهاي بزرگ )
- موسسات كاريابي خصوصي و دولتي مانند وزارت كار و امور اجتماعي
- دانشگاه ها و مراكز آموزشي
- معرفي و توصيه اعضاي سازمان ( مخصوص سازمانهاي كوچك)
- مراجعه مستقيم متقاضيان به سازمان
مزاياي موسسات كاريابي :
- موسسات با معرفي داوطلبان به سازمان حق انتخاب سازمان به افراد مورد نياز را افزايش مي دهند و به ورود افراد شايسته كمك ميكنند ( بخصوص كارمندان دفتري و كارگران ساده )
- اين موسسات با آگاهي از نيازهاي پرسنلي سازمان ، فقط كساني را به سازمان معرفي ميكنند كه داراي شرايط اوليه براي احراز شغل باشند و از اين نظر موجب صرفه جويي در وقت و هزينه سازمان ميگردند
روش مناسب تامين نيرو براي سازمان ها :
براي سازمان هاي بزرگ : از طريق روزنامه ها ي كثيرالانتشار / راديو / تلويزيون / رسانه هاي جمعي
براي سازمان كوچك : از طريق معرفي و توصيه اعضاي سازمان
كارمند يابي در سازمان بعهده كيست :
با توجه به اينكه كارمند يابي در سازمان بستگي به اندازه سازمان دارد معذالك :
در سازمانهاي بزرگ : از طريق موسسات حرفه اي و وابسته به خودشان جذب صورت ميگيرد
در سازمانهاي متوسط ( 50 تا100 نفر) : از طريق متخصصان امور پرسنلي و كارگزيني
در سازمانهاي كوچك ( تا 50 نفر ) : توسط مديرعامل / مديران و سرپرستان انجام ميشود
روش تامين نيروي انساني از داخل سازمان :
- اعلان شغل و پست خالي از طريق تابلوي اعلانات در كل سازمان نه فقط در اداره يا واحد مربوطه
- از طريق پيشنهاد سرپرستان و مديران با توجه به شناختي كه از كاركنان خود دارند
فرآيند انتخاب :
يعني افرادي كه وجود دارند ( نيروهاي بالقوه ) فراخوانده مي شوند و از بين آنها بهترين را براي شغل انتخاب كنيم ( بالفعل )
تعریف : فرآیند انتخاب یعنی گزینش و استخدام فرد یا افرادی که نسبت به سایرین شایستگی و توانایی بیشتری برای احراز شغل داشته باشند
نسبت انتخاب : یعنی نسبت تعداد افرادی که از میان کل متقاضیان یک شغل انتخاب و استخدام می شوند را نسبت انتخاب گویند
تعداد کسانی که برای تصدی شغل انتخاب و استخدام شده اند
× 100--------------------------------------------------------- = نسبت انتخاب
تعداد کل متقاضیان شغل
تعداد متقاضیان موجود برای کشغل بخصوص ، عاملی است که در فرآیند انتخاب و استخدام تاثیری به سزا دارد اصولا" انتخاب به معنای واقعی وقتی وجود خواهد داشت که برای هر شغل بخصوص تعداد زیادی متقاضی وجود داشته باشد و هنگامی که تعداد متقاضی برای شغل کمتر از تعداد مورد نیاز باشد سازمان چاره ای جز این نخواهد داشت که هر کسی را که داوطلب شغل است بپذیرد.
هدف و مراحل مختلف فرآیند انتخاب :
نکته : ( هدف فرآیند انتخاب ) : تشخیص و بدست آوردن صلاحیت و شایستگی فرد برای برای احراز شغل که پس از عبور متقاضی از یک مرحله به مرحله بعدی سازمان اطلاعات بیشتری در باره سوابق ، تجربیات ، توانائیها ، خواسته ها ، گرایشات و انگیزه های او بدست می آورد
1- مصاحبه مقدماتی : در این مرحله اطلاعات بیشتری از شغل به متقاضی داده می شود / افزادی که صلاحیت کمتری برای احراز شغل دارند حذف می شوند
2- تکمیل فرم درخواست : این فرم به سوالاتی محدود می شود که رابطه مستقیمی با شغل داشته باشد و بتوان با تجزیه و تحلیل آن توانایی فرد را بریا انجام دادن کار بدرستی پیش بینی کرد
3- برگزاری آزمونهای استخدامی : آزمونهای استخدامی به شرط برخوردار بودن از پایایی و روایی سطح بالا نقش مهمی را در تعیین میزان شایستگی افراد ایفا میکند
4- مصاحبه جامع ( تخصصی ) : در این مرحله اطلاعاتی در باره متقاضی شغل کسب می شود که نمی توان بوسیله فرم درخواست کار یا آزمونهای استخدامی بدست آورد مانند ارزیابی شخصیتی و رفتاری متقاضی
انواع روش مصاحبه :
1- بصورت انفرادی : یعنی مصاحبه کننده و مصاحبه شونده با یکدیگر ملاقات و گفتگو میکنند
2- مصاحبه گروهی : در این حالت چند تن از متقاضیان شغل با هم به مصاحبه دعوت می شوند و یک یا چند نفر از مسئولان سازمان برخورد آنها را با یکدیگر مورد ارزیابی قرار می دهند
3- مصاحبه جلسه ای : در این حالت ممکن است هریک از متقاضیان شغل به صورت انفرادی به وسیله گروهی از متخصصان و کارشناسان سازمان مصاحبه شوند و در این حالت مصاحبه گران، مصاحبه شونده را از زاویه های خاص مورد بررسی قرار می دهند
4- مصاحبه فشار : در این حالت عمدتا" وضعیت دشواری را برای فرد بوجود می آورند تا میزان تحمل فرد و چگونگی عکس العمل وی در مقابل فشار را بسنجند این روش بدلیل اینکه مراعات احوال فرد را نمیکنند روش بی اثری است و کاربرد چندانی ندارد
کاستی های مصاحبه : آیا مصاحبه ابزاری سودمند و موثر برای کسب اطلاعات متقاضی میباشد ؟
خیر زیرا :
1- ممکن است مصاحبه گر آگاهانه یا ناآگاهانه تحت تاثیر قرار بگیرد که این امر می تواند نتیجه غلطی را به بار آورد
2- مصاحبه گر معمولا" از مصاحبه شونده ای که با نظرات خود موافق است ارزیابی بهتری بعمل آورد
3- مصاحبه گر ممکن است تصمیم خود را در باره مصاحبه شونده خیلی زود و در همان اوایل مصاحبه اتخاذ نماید
چگونگی افزایش اثر بخشی مصاحبه :
1) مصاحبه باید سازمان یافته و منظم و روش مطالعه آن باید معلوم باشد تا پایایی مصاحبه را افزایش دهد
2) در مصاحبه سوالاتی طرح گردد که هدف آنها سنجش میزان آمادگی کامل فرد و انطباق دادن آن با شرایط و نیازمندیهای شغل باشد
3) مصاحبه گر باید در باره شغلی که برای تصدی آن با افراد مصاحبه می کند اطلاعات کافی داشته باشد
4) زمان مصاحبه باید منطقی و کافی باشد مصاحبه هایی که از روی حوصله و با صرف وقت کافی انجام گیرد احتمال تصمیم گیری عجولانه را کاهش و به همان نسبت احتمال ارزیابی صحیحی از مصاحبه شونده افزایش می یابد
منظور از روایی و پویایی چیست ؟
روایی : وقتی می گوییم که یک آزمون دارای روایی است که بتواند چیزی که قصد سنجیدنش را دارد بدرستی بسنجد پس در واقع روایی یعنی پیش بینی و سنجش درست از آزمون
پایایی : یعنی اینکه آزمون باید منطقی بوده و دارای چارچوب و روش مشخصی باشد و پس از هر بار سنجش در رابطه با یک موضوع مشخص نتایج متفاوت و غیر معقولی بدست ندهد
داشتن خصوصیت روایی وپویایی در یک سیستم منجر به انتخاب صحیح می گردد
توضیح بیشتر ( روایی / پویایی ) :
مصاحبه کننده باید سوالهای خود را بگونه ای مفید و اثر بخش مطرح نماید که هدف مشخصی را از سوال خود دنبال کند / بایستی تقدم و تاخر سوالهای مصاحبه گر به گونه ای باشد که منجر به انتخاب صحیح فرد گردد / مصاحبه کننده نباید تحت تاثیر مصاحبه های قبلی قرار بگیرید / در مجموع پایایی آزمون مقیاسی است که به وسیله آن درجه اعتماد به نتایج حاصل از آن آزمون تعیین میگردد یعنی اگر در رابطه با موضوعی دوباره اندازه گیری و سنجش شود نتایج مشابهی بدست آید و داشتن چارچوب ، روش و اصولی منطقی و صحیح باعث روایی و پایایی یک فرآیند میگردد
فرآیند اجتماعی کردن :
فرآیندی است که به وسیله آن فرد تازه وارد ، دانش ، مهارت ، و دیدگاه لازم را کسب میکند و به عضوی موفق و موثر برای سازمان تبدیل میگردد
فرهنگ سازمانی : به مجموع ای از شیوه ی انجام کار ، طرز برخورد کارکنان با همدیگر ، آداب و اصول کار ، کلمات ، کنایات ، اشارات ، موضع گیری ها ، آداب و معاشرت ، هنجارهای گروهیی ، عرف و سنت خاص و .... که در یک سازمان وجود دارد فرهنگ سازمانی گفته میشود.
ضرورت اجتماعی شدن کارمند ( جدید) :
1- باعث افزایش سرعت انجام کار میگردد
2- برقرار نمودن ارتباط با سایر کارکنان
3- آشنا نمودن فرد با سازمان و جا افتادن در سازمان
4- رفع نگرانی های اولیه کارمند
5- یاد گیری سریع تر کارها
6- تطبیق دادن نیروهای جدید با نیروهای قدیمی تر
مراحل فرآیند اجتماعی شدن : این فرآیند در سه مرحله صورت می گیرد
1- قبل از ورود به سازمان : وقتی به نفراعلام میشود که برای استخدام انتخاب شده است پیش تصورات و ذهنیاتی در او شکل می گیرد و از همان ابتدا خود را جزیی از سازمان می داند
2- رویارویی فرد با سازمان : یعنی برخورد تفکر و تصورات قبلی فرد، قبل و بعد از ورود به سازمان که اگر: تفاوت میان واقعیات سازمان و پیش فرضیات فرد در باره آن زیاد و عمیق باشد تحمل ناپذیر بوده و زمینه های استعفاء / ترک خدمت / سر خوردگی و بی تفاوتی را ایجاد می نماید و درغیر این صورت فرد با تغییر نگرش/ برقرای ارتباط با دیگران / و پیشه کردن صبر و شکیبایی خود را با شرایط و واقعیات سازمان وفق می دهد
3- تحول و دگرگونی فرد : اگر فرد شناخت درستی از سازمان داشته باشد هنجار و نظام ارزشی سازمان را می پذیرید ، بینش ، نگرش و رفتار خود را مطابق با آن تغییر می دهد ، جایگاه کاری و اجتماعی صحیح خود را می یابد و به عنوان عضوی واقعی در می آید چنانچه فرآیند اجتماعی کردن موفقیت آمیز باشد نتیجه ، تعهد بیشتر فرد نسبت به شغل و سازمان و در پی آن بهره وری و کارایی بیشتر خواهد بود
شیوه های اجتماعی کردن فرد در سازمان :
1- بصورت رسمی : اگر قبل از ورود و شروع بکار افراد تازه وارد دوره ها و برنامه های خاصی برای آنها تدوین گردد و سپس وارد سازمان شوند برنامه اجتماعی کردن بصورت رسمی است
2- بصورت غیررسمی ( بدون تشریفات ) : اگر برای تازه وارد برنامه جداگانه ای ترتیب داده نشده باشد و از همان روز اول به سایر کارکنان پیوسته و کار خود را بصورت عادی آغاز نماید و هرگونه اطلاعاتی که برای آشنا سازی او با شغل و سازمان لازم باشد ضمن انجام کار به او داده شود برنامه اجتماعی کردن بصورت غیر رسمی خواهد بود
3- اجتماعی کردن بصورت فردی : اگر میان افراد تازه وارد تفاوتهایی وجود داشته باشد که حفظ آن برای سازمان مهم باشد باید برنامه های اختصاصی برای اجتماعی کردن افراد طراحی شود
4- اجتماعی کردن بصورت گروهی : یعنی برگزاری دوره های آموزش گروهی و قرار گرفتن افراد در کنار همدیگر زیرا اعضای گروه کسانی را تشکیل می دهند که همگی در شرف ورود به محیطی جدید و ناآشنا هستند و ثانیا" ورود به سازمان مسائل و مشکلات یکسانی برای افراد تازه وارد در بر دارد که اغلب باید با همفکری و مساعدت یکدیگر آنها را برطرف نمایند
اتخاذ هریک از روشهای فوق با توجه به شرایط سازمانها متفاوت خواهد بود
نکته : عیب اجتماعی کردن فر د بصورت فردی این است که بسیار پر هزینه و وقت گیر است
مزیت اجتماعی کردن فرد بصورت گروهی : درک متقابل افراد را نسبت به همدیگربیشتر نموده و حس مشترک بین آنها ایجاد میکند / وجود مسائل و مشکلات یکسان برای آنها و همفکری و مساعدت آنان جهت مسائل باعث یادگیری سریعتر و موثر می شود/ افراد در این حالت در مقابل معیارها و موازین سازمانی استقلال بیشتری ازخود نشان می دهند
نکته استاد : عامل مهم موفقیت فرد در سازمان این است که فرد باید رویه ها – دستورالعملها و آئین نامه های سازمانی را بپذیرد و رفتار فردی را کنار گذاشته و رفتار سازمانی را پذیرا باشد . آنهایی که نگرش سازمانی دارند موفق ترهستند و رفتار فردی و شخصی نسبت به سازمان داشتن باعث عدم موفقیت فرد میشود
چه کسی مسئول اجتماعی کردن فرد است ؟ یکی از اعضای قدیمی و با تجربه سازمان مسئول این امر می باشد : اگر چنین شخصی بود و هدایت تازه وارد را بعهده گرفت نوع آموزش و اجتماعی کردن پیوسته است و در غیر اینصورت اگر سازمان از شخص دیگری راهنمایی و کمک خواست نوع آموزش و اجتماعی شدن بصورت گسسته ( ناپیوسته ) است
مزایا و معایب روش پیوسته و ناپیوسته :
عیب روش پیوسته : باعث حفظ و تداوم آداب و سنتهای گذشته سازمان گشته و از تغییر و تحول جلوگیری می کند و ادامه این روند باعث رکود و فرسودگی سازمانی می شود و اگر شخص هدایت کننده خودش فرد موفق وعلاقه مندی نباشد باعث بروز عکس العمل منفی تازه وارد و حتی انصراف از شغل و ترک خدمت وی میگردد
مزیت روش ناپیوسته : بسیاری از سازمانها مسئولیت مشاوره و راهنمایی و آشناسازی فرد با سازمان را بعهده افراد بازنشسته می گذارند زیرا استفاده از این نیروها نشانگر محیط خوب و صمیمی برای کار وفعالیت است و در روحیه افراد تازه وارد اثر مطلوبی دارد.
توجه : جدول صفحه 162 کتاب را که در خصوص مراحل اجتماعی کردن است را استاد تاکید نموده / تا هنگام تایپ این جزوه در دسترس نداشتم